4.8. Organschaftsdatenbank

4.8.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Im geschützten Extranet-Bereich unserer Internetseite befindet sich die Anwendung Organschaftsdatenbank, die einer gesonderten Beauftragung durch den Kunden bedarf. Der Kunde muss im Rahmen der Beauftragung Personen benennen, die in seinem Namen Zugriff auf die Anwendung bekommen sollen. Diese Personen müssen über ein Benutzerkonto im Extranet verfügen, für das eine Freischaltung durch die AKG GmbH zur Nutzung der Organschaftsdatenbank erfolgt, indem dort eine Berechtigung eingetragen wird.

Innerhalb der Anwendung Organschaftsdatenbank gibt es die Möglichkeit, eine Beobachtungsliste für ausgewählte Organschaften zu erstellen. Die Elemente innerhalb der Beobachtungsliste sind mit dem Benutzerkonto des Benutzers verknüpft. Sie können vom Benutzer selbst jederzeit entfernt werden.

Auf der Startseite der Organschaftsdatenbank wird auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten hingewiesen.

4.8.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.8.3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verknüpfung mit dem Benutzerkonto des Extranets ist erforderlich, um den Zugriff auf die Organschaftsdatenbank zu steuern.

Die Beobachtungsliste ermöglicht es dem Benutzer, gezielt Organschaften zu späteren Bearbeitung zu markieren.

4.8.4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Freischaltung des Benutzerkontos erlischt entweder durch

  1. Auflösung der Registrierung des Benutzerkontos

  2. Kündigung der Leistung Organschaftsdatenbank

  3. Entzug der Freischaltung des Benutzers durch den Kunden

Die Elemente der Beobachtungsliste können vom Benutzer selbst gelöscht werden. Durch die Auflösung der Registrierung des Benutzerkontos werden diese nicht gelöscht, verlieren jedoch einen Personenbezug. Bei einer Kündigung der Leistung Organschaftsdatenbank oder beim Entzug der Freischaltung des Benutzers durch den Kunden bleiben die Elemente erhalten und sind auch weiterhin dem Benutzerkonto zugeordnet. Sie können nicht mehr vom Benutzer eingesehen werden, stehen jedoch bei einer erneuten Beauftragung bzw. Freischaltung wieder zur Verfügung.

4.8.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In diesem Fall wird das Benutzerkonto zum AKG-Extranet gelöscht und die Organschaftsdatenbank kann nicht mehr genutzt werden.

Soll nach Kündigung der Leistung Organschaftsdatenbank oder dem Entzug der Freischaltung des Benutzers durch den Kunden der Bezug der Elemente in der Beobachtungsliste zum Benutzerkonto gelöscht werden, so kann dies per E-Mail oder schriftlich mitgeteilt werden. Alternativ kann dies vor der Beendigung der Zugangsberechtigung durch den Benutzer selbst umgesetzt werden.