4.6. Anforderungsmanagement

4.6.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Im geschützten Extranet-Bereich unserer Internetseite gibt es die Möglichkeit, Anforderungen an Dienstleistungen und Anwendungen der AKG zu erfassen, bereits erfasste und freigegebene Anforderungen einzusehen und diese zu kommentieren. Erfasste Anforderungen und Kommentare zu Anforderungen werden zunächst durch die AKG GmbH geprüft und ggf. anschließend freigegeben. Es gibt keinen Anspruch auf Veröffentlichung und die AKG GmbH behält sich vor, Anforderungen oder Kommentare ohne Angabe von Gründen abzulehnen und nicht zu veröffentlichen. Umgesetzte Anforderungen werden durch die AKG GmbH entsprechend gekennzeichnet und verbleiben als Fortschrittsnachweis im System.

Eine Anforderung enthält folgende Daten:

  1. Bereich (Pflicht)

  2. Titel der Anforderung (Pflicht)

  3. Detaillierte Beschreibung zur Anforderung (Pflicht)

  4. IST-Zustand aus Sicht des Benutzers (Pflicht)

  5. Verbesserungspotenzial aus Sicht des Benutzers (Pflicht)

Darüber hinaus kann der Benutzer mit Hilfe von Markierungsfeldern (Kontrollkästchen) entscheiden, ob und welcher seiner Benutzerdaten aus seinem Benutzerkonto mit der Anforderung veröffentlicht werden sollen. Standardmäßig sind diese nicht ausgewählt. Folgende Benutzerdaten können veröffentlicht werden:

  1. Kammer

  2. Name

  3. Telefonnummer

  4. E-Mail-Adresse

Auch ohne Auswahl der Veröffentlichung von Benutzerdaten wird der Benutzername systemseitig gespeichert und kann durch zuständige Mitarbeiter der AKG GmbH eingesehen werden.

Unterhalb der Eingabemaske wird auf die Datenschutzerklärung verwiesen. Durch die Auswahl des Markierungsfeldes „Durch das Absenden der Formulardaten bestätigen Sie, dass Sie mit den genannten Nutzungsbedingungen einverstanden sind und dass Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Datenschutzerklärung zustimmen.“ sowie dem Klick auf den Button „Absenden sowie Nutzungs- und Datenschutzbedingungen akzeptieren“ stimmen Sie der Verarbeitung der Daten zu.

Die Daten können nach Prüfung durch die AKG innerhalb der Anforderungsliste im AKG-Extranet mit den vom Benutzer ausgewählten Benutzerinformationen veröffentlicht werden. Darüber hinaus können die Anforderungen für die Weiterentwicklung von Dienstleistungen sowie Applikationen der AKG GmbH verwendet werden. Im Rahmen von Präsentation können die Anforderungen auch Dritten zur Verfügung gestellt werden. Hierbei erfolgt jedoch kein Verweis auf den Urheber der Anforderung und es werden keine Benutzerinformationen veröffentlicht.

Nach der Erfassung einer neuen Anforderung wird eine unverschlüsselte Bestätigungs-E-Mail an den Benutzer versendet, die neben dem Namen des Benutzers den Titel der Anforderung enthält.

Kommentare enthalten folgende Datenfelder:

  1. Titel

  2. Kommentar (Pflicht)

  3. Angemeldeter Benutzer (Wird automatisch hinzugefügt)

Unterhalb der Eingabemaske wird auf die Datenschutzerklärung verwiesen. Durch Klicken auf "Absenden sowie Nutzungs- und Datenschutzbedingungen akzeptieren" stimmen Sie der Verarbeitung der Daten zu.

Der Kommentar kann nach Prüfung durch die AKG direkt an der Anforderung im AKG-Extranet veröffentlicht werden. Dabei wird der Ersteller nicht veröffentlicht und der Bezug zum Benutzer gelöscht. Darüber hinaus kann der Kommentar die Anforderungen für die Weiterentwicklung von Dienstleistungen sowie Applikationen der AKG GmbH verwendet werden. Im Rahmen von Präsentation kann der Kommentar auch Dritten zur Verfügung gestellt werden. Hierbei erfolgt jedoch kein Verweis auf den Urheber des Kommentars und es werden keine Benutzerinformationen veröffentlicht.

4.6.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4.6.3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Anforderung bzw. zum Kommentar dient uns zur möglichen Kontaktaufnahme, in der wir eingereichte Anforderungen bzw. Kommentare weiter konkretisieren können. Die gesondert durch den Benutzer steuerbare Veröffentlichung der Benutzerdaten bietet anderen Benutzern mit Zugriff auf den geschützten Extranet-Bereich die Möglichkeit, direkt Kontakt mit dem Ersteller der Anforderung aufzunehmen.

4.6.4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Während die Anforderung weiterhin erhalten bleibt, werden alle Bezüge zum Benutzerkonto entfernt. Der Personenbezug an Kommentaren wird nach der Prüfung durch Mitarbeiter der AKG GmbH entfernt. Nicht veröffentlichte Kommentare werden vollständig gelöscht. Veröffentlichte Kommentare enthalten keinen Personenbezug mehr.

4.6.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Dies betrifft für Anforderungen den systeminternen Bezug der Anforderung zu seinem Benutzerkonto sowie die Veröffentlichung seiner Benutzerdaten mit der Anforderung. Der Benutzer kann der Speicherung seiner personenbezogenen Daten, d. h. dem Bezug der Anforderung zu seinem Benutzerkonto sowie der Veröffentlichung seiner Benutzerdaten jederzeit per E-Mail oder schriftlich widersprechen.

Bei Kommentaren wird der Personenbezug nach Prüfung durch einen AKG-Mitarbeiter gelöscht. Eine gesonderte Entfernung des Personenbezugs kann hier daher nicht beauftragt werden.

Einen Anspruch auf Löschung der Anforderung bzw. des Kommentars hat der Benutzer nicht.